ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica del área Marketing y de Relaciones Públicas de una empresa o institución. Es decir importa beneficios tanto sea para la prosecución de los objetivos comerciales como para los comunicacionales e institucionales. Asimismo, por la naturaleza de los temas con lo que trabaja -imagen, vinculación con los públicos, negocios- , posee claras connotaciones estratégicas, de forma tal que un evento reporta una serie acciones que impactan en las metas organizacionales de corto, mediano plazo y largo plazo.

A través de un evento se puede conseguir llamar la atención, despertar interés y movilizar a toda o a una parte de nuestro público blanco (Target Group) sobre novedades de empresas, productos o servicios, sobre una innovación o mejora en los procesos de fabricación, distribución, comercialización etc., sobre el reciente o inminente lanzamiento de un producto o servicio, sobre algunos aspectos de nuestra organización menos promocionados o conocidos y que son dignos de ser puestos a la consideración del público.

PLANEACION DE UN EVENTOS

a planificación es uno de los pasos más importantes ya que es el momento en el que debes visionar todo lo que quieres para ese día. Desde el envío de las invitaciones hasta el recordatorio que vas a entregar al cierre del evento. Pero antes de dar marcha a dicha organización debes tener en cuenta tu presupuesto para no desfasarte en gastos. A partir de ese presupuesto debes realizar una lista de detalles que puedes incluir o excluir.

Para realizar todos los detalles debes decidir tu equipo de trabajo teniendo en cuenta tus límites personales ya que de acuerdo a la dimensión que tendrá tu evento debes delegar o no funciones; o dejarle todo a un experto y tú simplemente coordinas. Existen numerosas empresas como agencias de eventos, organizadores de ferias y exposiciones, convenciones y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, etc. que te pueden colaborar ubicándote el sitio, la comida, decoración y música. No olvides de incluir el tiempo factor primordial en dicha realización. para esto puedes organizar un cronograma de actividades previas al evento donde incluyas visita a proveedores, diseño de invitaciones, confirmación de invitados o visita a diferentes sitios, etc.

Luego de tener claro tu planificación debe comenzar la etapa de producción; en esta etapa ya tienes claro todo lo que quieres para tu evento, es decir el objetivo está claro. Entonces el lugar ya está decidido y apartado, la comida elegida y la decoración ya está determinada. Las invitaciones deben estar listas para enviarlas. Todos los detalles deben estar en marcha. En este momento puedes corregir e incluir nuevos detalles. Es importante realizar un ensayo previo al día del evento.